Skriv som et menneske

Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on LinkedInEmail this to someoneShare on Google+

– sådan undgår du at signalere, at du er knastør og kedelig

Lær, hvordan du kan få en mere menneskelig tone ind i dine tekster. Uanset om du bare er dig eller om du er en del af en stor organisation. Tekstens tone fortæller meget om, hvad vi er for nogle. Det som også hedder tekstens tone of voice. Er vi fx selvhøjtidelige, kvikke, empatiske eller kedelige?

Mit første gode råd er: Du skal skrive, som du taler. Og nej, du skal ikke skrive talesprog. Men du skal læne dig så tæt op ad det talte sprog, at man kan fornemme, at der sidder et menneske bag din tekst. Et sjovt, ægte og ikke mindst venligt menneske. Så bliver dine tekster ikke bare nemmere at forstå. De skaber også større velvilje hos din modtager, når han kan mærke, at du er der – og du vil ham det godt.

Mit andet gode (og geniale) råd: Vær venlig. Du behøver ikke altid være korrekt og klog, men du skal altid være venlig.

Hvorfor? Fordi det er rigtig god business.

For et par uger siden skulle jeg vælge en leverandør, der kunne hjælpe mig med min hjemmeside. Jeg kiggede på en masse sites. Og pløjede mig igennem produkt-sider og referencer  – indtil jeg landede på en side, hvor jeg for første gang kunne fornemme, at der faktisk var mennesker bag sitet. Teksterne havde en imødekommende og venlig tone. Der var lune og glimt i øjet – og jeg fik en fornemmelse af, at de her gutter godt kunne hjælpe mig.

Var det på grund af prisen? Var det fordi, de skrev, de vidste alt om koder, pixels og vektorer – eller var det fordi, de har gode referencer?

Ingen af delene faktisk. Jeg valgte dem, fordi jeg straks kunne fornemme menneskerne bag teksterne. Fordi de skriver i et sprog, der er naturligt og ligetil. Næsten som en samtale. Deres kompetencer er helt sikkert de samme som nogle af de andre it-gutters. Men de adskiller sig på deres tone. Og dét gjorde udslaget for mig.

Kan man mærke, hvem I er?

Det er selvfølgelig altid op til jer, hvilken tone I vælger at lægge jer fast på. Kig på jeres kommunikation (fx mails, hjemmesidetekster, tekster på regninger) og spørg jer selv, om man virkelig kan mærke, at det er jer, der har skrevet teksterne? Eller om I måske kunne skrue lidt op for charmen – og vise jeres (dejlige) personlighed? Jeg siger ikke, at I skal være poppede og påtaget kække – og lire den ene vittighed af efter den anden. Men jeg siger, at I skal lyde som ægte mennesker (, der er til at tale med).

En mail uden menneskelighed

Her er et lille udsnit af en helt tilfældig mail, jeg fik forleden – (som jeg faktisk blev lidt knotten over). Så kan du lige præcis se de ord og vendinger, det er smart at styre uden om, hvis du vil have en mere menneskelig tone. Ord, som ikke bare giver teksten et meget stift og formelt præg, men som også er er svære at forstå (fordi der er indforståede fagudtryk, besværlige grammatiske former og papirklichéer).

Vi fremsender hermed faktura 5853883 vedhæftet i PDF-format. Vedrørende de domænenavne som er anført nedenfor. For betaling henviser vi til Onlinebetaling på forsiden af vores hjemmeside; www.xx.dk

Ikke særlig menneskeligt, vel? Faktisk lidt på kanten af det uvenlige. Uden et eneste ’du’ i teksten – som om skribenten har glemt, at der er en person i den anden ende af mailen. Hvis vi nu siger: Herregud, det er jo bare en lille mail, er det ikke lige meget med den tone? Og jeg siger, jo okay, hul i, at det ikke særlig venligt og ret formelt. Så ville vi stadig stå med en tekst, som er svær at forstå.

Derfor: vi fjerner alle de svære, tunge, triste ord (se den udførlige liste lidt længere nede her på siden) – og skriver mailen, som vi ville sige det (næsten). Sådan her:

Her kommer en regning for de hjemmesider, du har hos os. De står nederst i mailen.
Du kan nemt og hurtigt betale din regning på vores hjemmeside.
Vi har også vedhæftet din regning i pdf.

 En detaljeret liste – som du kan bruge som tjekliste

Og hvis du spørger mere præcist, hvad det er for ord fra mailen, så kommer der lige en lille liste her for de detailorienterede:

  • Fremsende (hvorfor ikke bare sende eller maile?)
  • Hermed (spørg dig selv, hvornår du nogensinde ville bruge ordet ’hermed’ i en samtale?)
  • Faktura (regning er helt i orden)
  • Vedrørende (hvorfor ikke om? Eller for?)
  • Domænenavne (et unødvendigt fagudtryk. Brug hjemmesider )
  • Anført (hvad betyder det? Er det mon skrive eller stå?)
  • Nedenfor (nedenfor hvad? Også en rigtig papirkliché)
  • Henviser (henviser? Er det anbefaler? Viser vej? Råder dig til? Bare drop det.)
  • Onlinebetaling (med stort O er rent fyld. Og et internt udtryk fra organisationen. Kunderne skal bruge Onlinebetaling, kan man høre dem sige til hinanden. Jeg er jo online, når jeg læser det – og ser linket til hjemmesiden.)
  • Betaling (et sætningsord, der gør det svært at gennemskue, hvem der gør hvad. Skriv i stedet Betal eller Du kan betale. Nøjagtig, som du ville sige det, hvis du talte i telefon med en kunde).

Mailen slutter sådan her

Har du spørgsmål til fakturaen, se da venligst først nedenstående link til vejledning omkring de oftest forekommende spørgsmål, før du kontakter os:

Med andre ord: Vi gider ikke høre fra dig. Og igen: fuld af papirklicheer (faktura, nedenstående, forekommende)

På menneskesprog ville det lyde sådan her

Hvis du har spørgsmål til din regning, kan du måske finde svaret i: de mest stillede spørgsmål om regningen. Hvis du hellere vil tale med os, sidder vi klar på telefon 12 34 56 78.

Sådan får du en mere menneskelig tone ind i dine tekster

1. Sig dét, du vil skrive, højt for dig selv eller en anden (du kan også optage dig selv). Bare sig det højt. Og så skriv det ordret ned. På den måde får du et naturlig og talesprogsnær tone i din tekst.

2. Drop alle papirklichéer (ord, du aldrig ville drømme om at bruge i en samtale, som fx undertegnede, vedrørende  og nedenstående). Altså ord, der får teksten til at lyde formel og stivbenet.

3. Når du har skrevet din tekst, så læs den højt for dig selv eller en kollega. Du fanger lynhurtigt de ikke-talenære udtryk og de alt for lange og besværlige sætninger.

Det var det. Ikke mere herfra i dag.

Bare skriv, som du ville sige det. Vær dig selv. Vær venlig og imødekommende. Skriv, så man kan mærke mennesket bag teksten. Det betaler sig.

 

Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on LinkedInEmail this to someoneShare on Google+

4 tanker om “Skriv som et menneske

  1. Hej Nanna

    Dejligt at læse – jeg kunne ikke være mere enig :-)
    Måden vi kommunikerer på betyder SÅ MEGET og det er en kæmpe (og ubevidst) udfordring for mange virksomheder.

  2. Tak, Janni. Godt at høre :-) Og ja, det er fuldkommen rigtigt; det problem er ubevidst og undervurderet i mange virksomheder – og ikke der, de bruger deres kræfter – fx på at uddanne medarbejderne til at kommunikere mere professionelt og målrettet.

  3. I sandhed Nanna
    Hermed ligger det undertegnede på sinde at formidle den udsøgte fornøjelse det bibragte min person at indtage deres visdomsord. Med den allerstørste agtelse for deres kundskaber udi skrivekunstens højere formidlingsridt.
    Forbliver jeg deres ydmyge elev , kh Gitte

Skriv en kommentar